Testimonio de Martín Rodríguez y Federico Vera, responsables de facturación y administración comercial en VILLARD & LOUIS
“Desde que contamos con la automatización de órdenes de compra definitivamente agilizamos todo el proceso. A nivel operatoria el beneficio se ve en la parte de data entry, la carga de esas órdenes de compra y recibir la información correcta de los clientes, con lo cual es fundamental tener alineado el maestro de artículos. Y en caso de que haya algún dato desactualizado, tenés la opción de ingresar al portal y hacer una búsqueda de los documentos, lo que te ayuda para poder verificar esos datos y hacer el reclamo o ajuste correspondiente.Te ahorrás muchísmo tiempo, la información se transmite en una fracción de segundo. El objetivo era agilizar la carga de pedidos y el control de los mismos. Si el cliente tiene una base distinta a la nuestra, con la consulta web el comercial puede chequear rápidamente y hacer el reclamo con el cliente para poder corregir lo necesario. Antes nos pasaba que tal vez había errores previos del comercial respecto al formato de pedido de cada cliente que no estaban en la orden de compra original de la cadena y después ese pedido era cargado en el sistema, se arrastraban los errores y podían surgir nuevos, por ejemplo errores de tipeo y no había ningún tipo de control.
La posibilidad de automatizar las órdenes de compra vino de la mano de la necesidad de empezar a enviarle las facturas sí o sí de forma electrónica a algunos clientes. El envío de facturas a los clientes te brinda una mayor velocidad del ingreso de los comprobantes al sistema de cuentas a pagar de ellos, tener los débitos y los otros documentos de vuelta que envían las cadenas, como recepciones y devoluciones. Desde un punto de vista logístico sabemos que cuando nos llegan las recepciones terminó el circuito de entrega, te permite un control de la entrega de la mercadería, verificás si todo fue entregado y recepcionado, si hubo un rechazo, un faltante. Y todo esto de forma prácticamente online. Un ejemplo concreto fue que por un error de nuestro sistema se generaron percepciones que no correspondía a un cliente y al contar con la consulta web online en el portal tuve inmediatamente la respuesta de la cadena por esas diferencias. Tenés comunicación directa con cuentas a pagar y también nos alertó del problema que estábamos teniendo desde nuestro sistema. Si hay una diferencia o discrepancia, por ejemplo de precios, se identifica en el momento. Antes una factura podía tardar entre 30 y 60 días, hasta 90 incluso, para ser recepcionada por un cliente y ahora es online.
Empezamos a trabajar con Planexware en el año 2004 y también en ese momento operábamos con otro prestador. Ya desde ese momento había una diferencia de servicio y de costos, siendo Planexware la mejor opción. El servicio no se interrumpió nunca y frente a un problema siempre fuimos alertados inmediatamente, además las implementaciones siempre se dieron de forma fluida y sin problemas”.
