El avance tecnológico y distintas normativas de organismos (como la obligatoriedad en el uso de facturas electrónicas, por ejemplo) hace que las empresas se vuelquen cada vez más hacia el intercambio electrónico de documentos, digitalizando sus procesos y abandonando progresivamente los documentos en papel.
El intercambio electrónico de documentos digitales conlleva varios beneficios entre los que se destacan la agilización de procesos comerciales, reducción de errores, ahorro de costos y mayor competitividad.
Sin embargo, muchos directivos aún sienten cierta desconfianza o temor a la digitalización de documentos por cuestiones de seguridad. ¿Cómo saber que los datos y documentos de la organización están protegidos?
Aunque los temores son válidos, es importante empezar a superarlos. El intercambio electrónico de documentos (EDI) generalmente dispone de herramientas que garantizan que las transferencias de datos se realicen de forma segura.
A continuación, enumeramos 4 claves para asegurarse de que los datos y documentos se encuentran protegidos:
- Certificados de seguridad: no es lo mismo decir que garantizar. Una empresa que comercializa soluciones de intercambio electrónico de documentos comerciales con un certificado de seguridad nos asegurará la confidencialidad e integridad de los datos y de la información así como de los sistemas que la procesan. Planexware es el primer y único prestador EDI en la región en contar con el certificado en la norma ISO 27001:2013 en Seguridad de la Información. Esto significa que es capaz de aplicar los controles necesarios para evaluar, mitigar y eliminar posibles riesgos.
- Trazabilidad: es clave asegurarse de que la infraestructura EDI sea capaz de registrar todos los movimientos de documentos en una base de datos específica, que pueda consultar en cualquier momento. De esta forma, podrá realizar un seguimiento de los movimientos, conociendo el estado de cada documento, cuáles fueron validados y cuáles tuvieron errores.
- Integridad: el EDI debe evitar modificaciones en los datos almacenados y asegurar que que los documentos intercambiados no sean pirateados, ya que son encriptados y viajan por protocolos seguros.
- Disponibilidad: un prestador EDI debe garantizar que usted pueda acceder a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Es importante asegurar un sistema estable, que no se corte, ni se caiga. En este sentido, la infraestructura de Planexware cuenta con dos Centros de Procesamiento redundantes (principal y contingencia) en Data Centers de Clase Mundial, que permiten brindar niveles de servicio superiores al 99%.
