*Por Patricio Pinto, Gerente de Producto de Planexware
Mucho se ha escrito sobre la eficacia y la eficiencia –dos conceptos en apariencia antagónicos– en el mundo de la gestión de proyectos empresariales, pero ¿tienen los dos la misma importancia o hay uno que es más importante que otro? En el presente análisis pretendo arrojar luz sobre el tema e intentaré inclinar la balanza para alguno de los lados. Es importante aclarar que el artículo se enfocará en el contexto de la gestión y desarrollo de productos digitales en la nube, en empresas que poseen recursos especializados de investigación, análisis y desarrollo de software para construir y mejorar constantemente sus propios productos.
Por otro lado, existen también en el mercado empresas que poseen recursos similares de análisis y desarrollo, que basan su negocio en desarrollar proyectos a medida, a pedido de cada cliente. No es mi intención en el presente artículo hablar de este tipo de empresas y proyectos, por lo que por ahora prefiero excluirlas (podría ser tema de un futuro artículo, ¿por qué no?).
La eficacia es la capacidad de lograr resultados y metas, mientras que la eficiencia es la capacidad de hacerlo consumiendo la menor cantidad de recursos posible (ya sea el tiempo, el dinero, el consumo de energía, etc.). Para ello, utilizaré como metáfora un hipotético viaje que queremos realizar estableciendo como destino una ciudad (Mar del Plata, en la provincia de Buenos Aires, Argentina), un medio de transporte (auto) y determinados recursos a consumir (como tiempo y combustible).
Nadie duda que si digo que tuve un viaje eficaz, es porque llegue a mi destino y que si tuve un viaje eficiente es porque lo hice consumiendo la menor cantidad de combustible y tiempo en el auto en el cual iba. Pero, adentrándome un poco más en nuestro ejemplo, ¿qué pasa si al mismo viaje le quito el factor de la eficiencia? El resultado podría ser que –pese a haber llegado a destino– lo haya hecho a costa de un mayor consumo de combustible o que me haya llevado más tiempo que el que había previsto. Esta falta de eficiencia podría tener consecuencias no deseadas, como por ejemplo, al haber gastado más recursos, tal vez tendría que sacrificar otros proyectos futuros (¿ir a cenar afuera?) o, peor, que no me queden recursos para volver a mi ciudad de origen.
Por otro lado, ¿qué pasaría si el mismo viaje lo hiciera sin eficacia? ¿Esto quiere decir que no llegaría a destino? ¿Llegaría al menos a recorrer la mitad del camino propuesto? ¿o -peor aun- ni saldría de casa? Sin eficacia, nada tiene sentido, porque no puedo cumplir aquello que quiero realizar. De nada sirve haber tenido un viaje en tiempo récord, superando los mejores estándares internacionales en consumo de combustible, si en vez de terminar en Mar del Plata, termino en Santiago de Chile. Todo palidece si pierdo el Norte, por más que tenga la mejor brújula, lo más importante es llegar a donde me propuse.
Volviendo a la industria del software considero que si tengo un proceso eficaz para la gestión de productos, esto incluye como primera medida, establecer un plan (por ejemplo de forma trimestral) que contenga los problemas a resolver por parte de los equipos de producto. Lo más probable es que al realizar la lista de todos los temas a trabajar (o destinos posibles para mi viaje) supere la capacidad que tengo para ejecutarlos (en un trimestre), por lo que es importante primero priorizarlos y para hacerlo tengo que tener un adecuado proceso. El proceso de elección y priorización es la base fundamental pues definirá el destino de mi viaje. Algunas personas querrán ir a Mar del Plata, otros a Santiago de Chile y otros a Lima, pero la mejor decisión para la compañía surgirá como resultado de una rica discusión e intercambio entre las partes interesadas. Esto implica el aporte de todas las partes, por el lado de los ejecutivos compartiendo la máxima información de contexto estratégico como sea posible y por parte de los lideres de producto, compartiendo abierta y honestamente los datos y el razonamiento que fundamenta sus decisiones.
Profundizando en el tema de los criterios de priorización para la elección de los proyectos a elegir, sin lugar a dudas que el más importante es que los proyectos seleccionados tengan el máximo valor para el cliente, que decida conscientemente usarlos, que le resuelvan un problema concreto que vive en su día a día. Esto implica que no sea solo algo que estaba esperando, sino, que dentro de todas las cosas que está esperando de mi producto, esta sea lo que más espera. Este, sin dudas, es el mayor desafío para un Líder de Producto: poder establecer claramente el valor para el cliente y transmitirlo a los stakeholders. Volviendo al ejemplo de los viajes, sería ofrecer a nuestros clientes viajar a Mar del Plata, cuando lo que más quieren es viajar a Mar del Plata… por más que haya algunos que quieran ir a Santiago. Es estar alineado con lo que quieren los clientes.
En segundo lugar, que el proyecto sea técnicamente factible dados los conocimientos técnicos que nuestro equipo domina actualmente. Esto no solo incluye aspectos de tecnología de desarrollo, sino también aspectos de diseño como la interfaz y la usabilidad.
En tercer lugar, ser consciente de los riesgos, tanto de seguridad, como de ejecución o de construcción. No todos los proyectos son iguales, es importante establecer diferencias y priorizar acordemente (y también establecer planes de mitigación).
Por último, el proyecto tiene que ser rentable, tiene que contribuir al crecimiento de la compañía, ya sea de manera económica (bottom line) o de otra manera (crecimiento de clientes, socios de negocios, etc.).
Como conclusión, para una empresa de software que desarrolla productos para un conjunto amplio de clientes, es importante primero tener un sólido proceso de selección, que le asegure que sus valiosos recursos se están invirtiendo de la mejor manera, con eficacia para alcanzar el destino deseado.
Una vez asegurado lo anterior, también es importante no perder de vista que que luego estos proyectos sean ejecutados de manera eficiente, gestionando los recursos de manera óptima, entregando los proyectos en tiempo y forma. La eficiencia en la ejecución es un factor que hace que pueda maximizar los recursos (haciendo mas proyectos en el mismo tiempo con el mismo equipo), mejora nuestra posición ante los competidores, es fuente de innovación y también contribuye a las sostenibilidad a largo plazo de la empresa.
Yo primero elijo irme a Mardel y, después, trataré de gastar poca nafta. ¿Y vos? Espero que te quedes pensando.
