El impacto de un Portal Retail en la gestión de supermercados, mayoristas y droguerías
Por nuestro Líder de Producto, Mariano Biondi, para Trade & Retail.
La digitalización de los procesos no sólo ayuda a reducir costos, sino que también mejora la relación con los proveedores y optimiza la gestión del negocio. Implementar un Portal Retail es una solución que permite resolver problemas concretos en la operación diaria, mejorando la rentabilidad y asegurando un crecimiento sostenible.
Un ecosistema digital consolidado
A la hora de implementar un Portal, es clave que tenga la capacidad de operar como un portal multicliente y multiproveedor. Una plataforma multiempresa permite que el 100% de la operatoria entre las partes y el intercambio de documentación respaldatoria quede consolidada en un único lugar. Tanto proveedores como supermercados tienen acceso a la documentación para descarga, consultas y seguimiento. Esto aporta trazabilidad, seguridad y transparencia en la dinámica de la información, optimizando el flujo de trabajo en los procesos de negocios, lo que resulta en:
Reducción de costos operativos
Uno de los principales desafíos en la gestión de un supermercado es la cantidad de documentos que se manejan a diario: órdenes de compra, facturas, notas de crédito, avisos de despacho, entre otros. La automatización del intercambio de los distintos tipos de documentos a través de un Portal Retail permite eliminar tareas manuales, reducir costos administrativos y minimizar errores que pueden generar pérdidas económicas.
Menos errores y mayor eficiencia
La carga manual de documentos y el reproceso de información puede generar inconsistencias que afectan la relación con los proveedores y todo el circuito de la operación comercial, logística y financiera. Con un Portal Retail, los errores en pedidos y pagos se reducen significativamente, lo que evita reclamos y correcciones innecesarias. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la confianza y la eficiencia en la cadena de suministro.
Relación más fluida con los proveedores
Uno de los mayores desafíos para las cadenas de supermercados es la gestión eficiente de sus proveedores. La implementación de un Portal Retail facilita la comunicación y colaboración, permitiendo el intercambio rápido y seguro de información sobre precios, stock, pedidos y pagos.
Al trabajar dentro de un ecosistema digital consolidado, los tiempos de integración con nuevos proveedores se reducen significativamente debido a que el proveedor ya forma parte de la comunidad del portal y conoce cómo operar con sus clientes Retail, lo que agiliza la puesta en marcha y permite que el negocio funcione sin interrupciones.
Impacto en distintas áreas de la empresa Comercial: automatización de compras y listas de precios
La emisión de órdenes de compra es un proceso crítico en la cadena de suministro. Un Portal Retail lo automatiza, permitiendo a las cadenas de supermercados y mayoristas generar y enviar órdenes de compra de manera centralizada o por sucursal. Esta automatización no solo reduce el riesgo de errores humanos, sino que también asegura que los proveedores reciban las órdenes de manera precisa y oportuna, mejorando la relación comercial.
Además, contar con las listas de precios actualizadas de los proveedores, pudiendo aceptarlas o rechazarlas directamente desde la solución, agiliza la toma de decisiones y simplifica la administración de acuerdos comerciales. Esta funcionalidad es esencial para mantener un control eficiente sobre los costos y márgenes de beneficio.
Logística: mejor planificación y recepción de mercadería
El tiempo que se pierde en la recepción de mercadería en sucursales y centros de distribución es un problema común en el sector. Una gestión ineficiente de los docks de descarga genera esperas innecesarias y desbalance en el uso del personal. Es clave que un portal permita respaldar todas las operaciones logísticas con documentos completamente integrados, tales como:
Aviso de Despacho
Optimizar la logística es fundamental para reducir costos y mejorar la eficiencia. Con el Aviso de Despacho, los proveedores pueden notificar a las cadenas sobre las mercaderías en tránsito. Esto permite a las cadenas anticipar la llegada de productos, planificar mejor sus recursos de recepción y minimizar los costos asociados con la gestión de inventarios apuntando a entregas certificadas.
Aviso de Recepción
A través del documento Aviso de Recepción, los supermercados pueden comunicar a los proveedores los detalles de las mercancías recibidas, incluyendo cantidades y precios. Esta funcionalidad facilita la conciliación de cuentas, asegurando que ambas partes estén alineadas en cuanto a los bienes entregados y recibidos. El proveedor valora mucho poder contar con esta información en tiempo y forma.
Aviso de Devolución
Cuando se produce una devolución, es crucial que el proceso sea gestionado con precisión y rapidez. El Portal Retail permite a las cadenas emitir Avisos de Devolución a los proveedores, notificando sobre los productos devueltos y permitiendo la realización de los ajustes necesarios en inventarios y cuentas.
Gestión de Turnos
Contar con un sistema eficiente de turnos evita que se generen largas filas de camiones, personal sin actividad o sobrecargado, y una coordinación ineficiente con proveedores y transportistas. Una solución integral que permita optimizar la recepción de mercaderías logra identificar problemas con antelación para actuar de manera preventiva y evitar cuellos de botella, asegurando fluidez en la cadena logística.
Con un sistema de turnos se pueden coordinar entregas de manera eficiente, reduciendo los cuellos de botella logísticos y asegurando que la mercadería llegue en el momento justo, en las fechas acordadas y en las condiciones adecuadas. Esto permite un mejor control del inventario, evitar quiebres de stock y optimizar el tiempo y recursos del área Logística y de Aprovisionamiento.
Finanzas: eficiencia en el circuito Procurement to Pay
Un Portal Retail eficiente posibilita la integración de todos los documentos que participan en el proceso de facturación hasta su efectivo pago, logrando optimizar el proceso Procurement to Pay. La recepción automática de las facturas y notas de crédito enviadas por los proveedores a través del portal, logra una reducción significativa en el tiempo de procesamiento de comprobantes, eliminando la carga manual de documentos lo que permite asignar los recursos humanos que estaban afectados a esta tarea a otras que agreguen mayor valor al sector. Asimismo, se eliminan los errores de la información ya que todo el proceso se ampara en un esquema automático.
A su vez, facilita el intercambio de otros documentos que aportan visibilidad al proveedor sobre el estado en que se encuentra la factura dentro del proceso de pagos. El documento Solicitud de Nota de Crédito le permite al supermercado informar las diferencias por cantidad, precios o por acuerdos comerciales para que en base a esta información el proveedor pueda emitir y enviar la Nota de Crédito.
Adicionalmente, el supermercado -si así lo define- puede informar a sus proveedores si la factura ya fue contabilizada para su pago o si hay algún motivo de rechazo, para que el proveedor la corrija y vuelva a enviar para su correcta registración.
Todo este circuito de intercambio de documentos financieros redunda en una optimización de todo el proceso de «Cuentas a Pagar», disminuyendo la necesidad de gestionar reclamos, reduciendo la carga administrativa y mejorando la relación comercial con los proveedores.
Transformación digital: un paso clave para la rentabilidad
El sector retail se enfrenta a desafíos constantes, donde la velocidad y precisión en la operación marcan la diferencia entre un negocio rentable y uno que acumula costos innecesarios. Esto aplica no sólo a los supermercados con mayor presencia en el mercado, sino también a todos los supermercados regionales o en pleno crecimiento que necesitan de la transformación digital para dar un salto en su operatoria. Apostar por la digitalización no es solo una tendencia, sino una necesidad para quienes buscan optimizar su gestión y garantizar un crecimiento sostenible transformando su flujo de trabajo.
Un Portal Retail permite simplificar la administración de la cadena de suministro, reducir costos, mejorar la relación con proveedores y asegurar una operación más ágil y eficiente. En un mercado donde la competitividad es clave, contar con herramientas tecnológicas adecuadas marca la diferencia entre el éxito y la obsolescencia.
Si tu empresa está en crecimiento y busca mejorar su eficiencia operativa, reducir costos y optimizar su gestión financiera y logística, la implementación de un Portal Retail es la solución que necesita para enfrentar los desafíos del futuro.
