Política de Uso de Herramientas de Videollamadas Empresariales
1. Alcance.
Esta política aplica a todas las personas que participen en videollamadas utilizando herramientas corporativas provistas o autorizadas por PLANEXWARE S.A., incluyendo, pero no limitándose a Microsoft Teams, Zoom, Google Meet u otras plataformas equivalentes.
2. Finalidad.
El uso de sistemas de videollamadas debe estar orientado exclusivamente a actividades laborales. La herramienta es una extensión del entorno de trabajo y, como tal, debe utilizarse de acuerdo a las normas generales de conducta, confidencialidad y protección de la información vigentes en la empresa.
3. Buenas prácticas durante las videollamadas.
A. Imagen y presentación personal
- El entorno visible de la cámara debe ser ordenado y profesional.
- El colaborador debe presentarse con vestimenta adecuada, según las normas de urbanidad aplicables al ámbito corporativo.
- Es recomendable mantener la cámara encendida durante las reuniones internas o con clientes, salvo causas justificadas.
B. Audio
- Se debe utilizar micrófono en buen estado y preferentemente con cancelación de ruido.
- Mantener el micrófono en silencio cuando no se está hablando, para evitar interrupciones.
- Usar auriculares es recomendable para preservar la calidad del audio y la privacidad.
4. Archivos Compartidos y Chat.
- Toda información compartida (archivos, enlaces, mensajes de texto) durante una videollamada será considerada como comunicación oficial de la empresa y deberá respetar los lineamientos de clasificación de la información: Laboral – Pública, Restringida, Confidencial y Documentos de Clientes.
- Queda prohibido compartir archivos personales, información sensible no autorizada o cualquier tipo de contenido ajeno a la reunión.
- La responsabilidad por la información compartida es del remitente, quien deberá validar la pertinencia y clasificación previa a su distribución.
5. Grabaciones de Reuniones.
- Las reuniones solo podrán ser grabadas con el consentimiento previo y explícito de todos los participantes.
- El responsable de la reunión deberá informar al inicio de la grabación, incluyendo el motivo, el uso previsto y el destino del archivo resultante.
- Las grabaciones deben almacenarse en repositorios corporativos autorizados (SharePoint, OneDrive corporativo, etc.) y deben cumplir con los estándares de protección de información según su clasificación.
6. Privacidad y uso de imagen.
- Privacidad y uso de imagen
- La imagen y voz de los colaboradores durante las videollamadas forman parte de su identidad digital y estarán protegidas bajo la Ley de Protección de Datos Personales.
- Ninguna imagen, audio o extracto de videollamadas podrá ser utilizado, editado o distribuido con fines ajenos a la actividad de la empresa sin autorización explícita del colaborador afectado y de la Gerencia.
- Está prohibido realizar capturas de pantalla o grabaciones de manera encubierta.
7. Seguridad.
- El acceso a reuniones deberá estar restringido mediante invitación directa o requerimiento de autenticación.
- No se deberán compartir enlaces de reuniones en redes públicas o grupos informales que no estén relacionados con la actividad laboral.
- En caso de reuniones con clientes o terceros, se sugiere utilizar salas de espera o claves de acceso para mayor control.
8. Conducta Profesional.
- Durante las videollamadas, el colaborador deberá mantener el mismo nivel de profesionalismo que en una reunión presencial.
- Evitar interrupciones, conductas inapropiadas, lenguaje ofensivo o cualquier actitud que no esté alineada con los valores de la empresa.
9. Incidentes.
- Cualquier situación que implique una vulneración de esta política (por ejemplo, exposición de información confidencial, filtración de grabaciones, incidentes de acoso o conducta inapropiada) deberá ser reportada de forma inmediata a la Gerencia de RRHH y/o al área de Seguridad Informática.